balance sheet (penyata imbangan duga) – menunjukkan keseluruhan aset kedai makan; dan

income statement (penyata pendapatan) – menunjukkan perbelanjaan dan pendapatan dalam accounting period.

Net income akan ditambah ke owners’ equity account; Net losses akan ditolak dari owners’ equity account sebelum balance sheet disediakan.

Mari kita tengok contoh untuk menyediakan penyata kewangan termasuk penyelarasan bagi keseluruhan akaun Kedai Makan Terlolap Mato ni.  Penyata kewangan ini adalah bagi tempoh accounting period satu (1) bulan.

Kita perlu membuat penyelarasan kepada:

• nilai  bagi food inventory/cost of food sold;
• iktiraf (recognise) susut nilai (depreciation expense);
• kenal pasti perbelenjaan sewa kedai (rent expense);
• kenal pasti faedah pinjaman (interest expense); dan
• rekodkan bill-bill yang belum dibayar.

(A1) Food inventory

Sebelum penyelarasan dilakukan, katakan nilai bagi food inventory adalah RM 15,000 – keseluruhan perbelanjaan bagi penyediaan makanan dan minuman pada bulan tersebut.  Katakan, pada hujung bulan, nilai yang tinggal bagi food inventory yang tinggal adalah RM 1,500.

Jadi, kita boleh recognise cost of food sold dan food inventory dengan merekodkan penyelarasan berikut:

Cost of food sold    RM 13,500
Food inventory                        RM 13,500

Credit kepada food inventory RM 13,500 menyebabkan pengurangan akaun food inventory kepada RM 1,500 (jumlah food inventory pada penghujung accounting period).

(A2) Depreciation

Peralatan dapur yang kita beli akan mengalami susut nilai. Yelah.. kuali pun lama-lama nipis dan bocor.  Dapur pun lama-lama karat dan reput.  Walau boleh guna lagi, pastinya nilainya dah berkurangan (salvage value).   Ingat tak kita ada beli dapur RM 5,000.  Katakan pakai 5 tahun maksimum  dengan salvage value RM 300.

Mari kita kira susut nilai / depreciation dengan kaedah straight line method:

                        Cost - Salvage Value  
Annual Depreciation   = --------------------
                               Years
                            5,000 - 300
                      = -------------------
                               5  
                      = 940/year
                        
Monthly Depreciation  = Annual Depreciation / 12
                      = 940 /12
                      = 78.33

Jadi, penyelarasan bagi susut nilai (kita bulatkan) 
adalah:

Depreciation expense      RM 78
Accumulated depreciation               RM 78

(A3) Rent Expense

Ok, katakan dalam contoh ni kita bayar sewa tiga (3) bulan terus RM 2,100.  Jadi sebulan adalah 2,100 / 3 = RM 700.  Jadi penyelarasan:

Rent Expense    RM 700
Prepaid rent              RM 700

(A4) Interest Expense

Haritu kita beli dapur RM 5,000 tapi hutang sebanyak RM 4,000.  Beli dengan hutang kan ke ada faedah.  Katakan 10%:

Interest expense = (4,000 x 0.10 x 30) / 365
                 = 32.88

Jadi untuk kita recognise interest expense (bulatkan
ni untuk senang buat contoh):

Interest expense  RM 33
Accrued interest             RM 33

(A5) Lain-lain Perbelanjaan

Mari kita tengok bil-bil perbelanjaan lain yang belum dibayar (unpaid bills) bagi kedai makan TERLOLAP MATO ni..

Laundry               RM   500 
Kitchen Fuel          RM   100 
Supplies              RM   200 
FBAds                 RM 1,000 
Admin expenses        RM 2,000 
Repairs & maintenance RM   500
                      --------- 
                Total RM 4,300 
                      ========= 
Berdasarkan matching principle, perbelanjaan ini direkodkan 
seperti berikut: 

Laundry                 RM   500 
Kitchen Fuel            RM   100 
Supplies                RM   200 
FBAds                   RM 1,000 
Administrative expenses RM 2,000 
Repairs & maintenance   RM   500 
                        --------- 
Accrued expenses                     RM 4,300 
payable                              =========

Penyelarasan Akaun

Kita tengok balik akaun-akaun kita sebelum ni (di sini):

       Cash  (ASET)            Food Inventory (ASET)
   Dr. (+)   |   Cr. (-)         Dr. (+)  |  Cr. (-)
-------------+------------   -------------+---------
 (1)   5,000 | (2)   2,100    (6)  15,000 |
 (4)      60 | (3)   1,000   -------------+---------
 (11) 39,950 | (5)      20         15,000 |
             | (7)  10,000
             | (8)     100         
             | (9)   1,000    
             | (10)    200   
             | (14) 14,500   
-------------+------------        
      45,010 |      28,920
-     28,920 |
-------------+------------
      16,090 |

Prepaid Rent (LIABILITY)
   Dr. (-)   |   Cr.  (+)
-------------+------------
(2) 2,100    |
-------------+------------
    2,100    |


      Equipment (ASET)        Accounts Payable (LIABILITY)
    Dr. (+)  |   Cr. (-)          Dr. (-) |  Cr. (+)
-------------+------------     -----------+-----------
(3)    5,000 |               (12)  14,500 | (6) 15,000
-------------+------------     -----------+-----------
       5,000 |                            |        500




 Notes Payable (LIABILITY)      KakYa, Capital (EQUITY)
   Dr. (-)   |  Cr. (+)          Dr. (-)  |  Cr. (+)
-------------+------------     -----------+-----------
             | (3) 4,000                  | (1)  5,000
-------------+------------     -----------+-----------
             |     4,000                  |      5,000

      Food Sales (REVENUE)
   Dr. (-)   |  Cr. (+)
-------------+------------
             | (4)      60
             | (11) 39,950
-------------+------------
             |      40,010     



Cost of Food Sales (EXPENSES)    Wages Expenses (EXPENSES)
  Dr. (+)    |   Cr. (-)             Dr. (+)|   Cr. (-)
-------------+--------------     -----------+----------
  (5)     20 |                   (7) 10,000 |
-------------+--------------     -----------+----------
          20 |                       10,000 |

Supplies Expense (EXPENSES)
  Dr. (+)    |  Cr. (-)
-------------+--------------
  (8)    100 |
-------------+--------------
         100 |



     Utilities (EXPENSES)          Advertising (EXPENSES)
   Dr. (+)   |  Cr. (-)             Dr. (+) |   Cr. (-)
-------------+---------------      ---------+-----------
  (9)  1,000 |                     (10) 200 |
-------------+---------------      ---------+-----------
       1,000 |                          200 |

OK sekarang kita buat akaun penyelarasan.  Balance bagi setiap akaun kita bawa kedepan (rekodkan baki dengan “Bal.”).  Penyelerasan kita rekodkan dengan (A1)-(A5).  Keseluruhan akaun  kita rekodkan:

       Cash  (ASET)            
   Dr. (+)   |   Cr. (-)         
-------------+------------   
 Bal. 16,090 |     
-------------+------------        
      16,090 |

Food Inventory (ASET) 
     Dr. (+) | Cr. (-) 
-------------+------------ 
Bal. 15,000  | (A1) 13,500
-------------+------------
     15,000  |      13,500
   - 13,500  |
-------------+------------
      1,500  |

Prepaid Rent (LIABILITY)
   Dr. (-)   |   Cr.  (+)
-------------+------------
Bal. 2,100   |  (A3)  700
-------------+------------
     2,100   |        700
   -   700   |
-------------+------------
     1,400   |

      Equipment (ASET)       
    Dr. (+)  |   Cr. (-)         
-------------+------------    
(3)    5,000 |               
-------------+------------     
       5,000 |  

Accumulated Depreciation (ASET)
     Dr. (+) | Cr. (-)     
-------------+------------ 
             | (A2)   78                     

Accounts Payable (LIABILITY)
     Dr. (-) | Cr. (+)
  -----------+-----------
             | Bal. 500
  -----------+-----------
             | 500

 Accrued Expenses Payable (LIABILITY)
     Dr. (-) | Cr. (+) 
  -----------+----------------
             | (A5) Bal. 4,300
  -----------+----------------
             |   4,300

 Notes Payable (LIABILITY)      
   Dr. (-)   |  Cr. (+)         
-------------+------------     
             | Bal. 4,000        
-------------+------------     
             |      4,000                  

 Accrued Interest (LIABILITY)
     Dr. (-) | Cr. (+) 
-------------+------------
             |  (A4)   33
-------------+------------
             |         33


KakYa, Capital (EQUITY
     Dr. (-) | Cr. (+)
  -----------+-----------
             | 5,000
  -----------+-----------
             | 5,000

      Food Sales (REVENUE)
   Dr. (-)   |  Cr. (+)
-------------+------------
             | Bal. 40,010
-------------+------------
             |      40,010     



Cost of Food Sales (EXPENSES)    
  Dr. (+)    |   Cr. (-)             
-------------+--------------    
  Bal.    20 |    
(A1)  13,500 |              
-------------+--------------     
      13,520 |                      

Wages Expenses (EXPENSES)
      Dr. (+)| Cr. (-)
  ------------+----------
  Bal. 10,000 |
  ------------+----------
       10,000 |


Supplies Expense (EXPENSES)
  Dr. (+)    |  Cr. (-)
-------------+--------------
  Bal.   100 |
  (A5)   200 |
-------------+--------------
         300 |


     Utilities (EXPENSES)        
   Dr. (+)   |  Cr. (-)             
-------------+---------------     
  Bal. 1,000 |                    
-------------+---------------     
       1,000 |                         

  Advertising (EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
   Bal.  200 |
    ---------+-----------
         200 |

Depreciation Expenses(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
     (A2) 78 |
    ---------+-----------
          78 |

  Rent Expenses(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
(A3)     700 |
    ---------+-----------
         700 |

 FBAds Expenses(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
(A5)    1000 |
    ---------+-----------
        1000 |

 Admin Expenses(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
(A5)    2000 |
    ---------+-----------
        2000 |

Repair & Maintenance Expenses(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
(A5)     500 |
    ---------+-----------
         500 |

Interest Expenses(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
   (A4)   33 |
    ---------+-----------
          33 |

Laundry Expenses(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
    (A5) 500 |
    ---------+-----------
         500 |

Kitchel Fuel(EXPENSES)
     Dr. (+) | Cr. (-)
    ---------+-----------
    (A5) 100 |
    ---------+-----------
         100 |

Untuk Trial Balance setelah penyelarasan:

                 Adjusted Trial Balance
               Warung Terlolap Mato
-----------------------------------------------------------
                           Debit Balance     Credit Balance
-----------------------------------------------------------
Cash                          16,090
Food Inventory                 1,500
Prepaid Rent                   1,400
Equipment                      5,000
Accumulated Depreciation                               78 
Accounts Payable                                      500
Accrued Expenses Payable                            4,300
Notes Payable                                       4,000
Accrued Interest                                       33
KakYa, Capital                                      5,000
Food Sales                                         40,010 
Cost of Food Sales            13,520
Wages Expenses                10,000
Supplies Expenses                300
Utilities                      1,000
Advertising                      200
Depreciation Expenses             78
Rent Expenses                    700
FAds Expenses                  1,000
Administrative Expenses        2,000
Repairs & Maintenance            500
Interest Expenses                 33
Laundry Expenses                 500
Kitchen Fuel                     100
                             -------                -------
                              53,921                 53,921
                             =======                =======

Ok balance dah. Ini maknanya akaun kita betul dan tak ada yang terlupa rekod. Fuhhhh!

Sekarang kita boleh buat Income Statement macam ni:

                 Income Statement
             Warung Terlolap Mato
              For a Period of 1 Month
-----------------------------------------------------------
Food Revenue                               40,010
Expenses:
   Cost of food sales          13,520
   Wages expense               10,000
   Supplies expense               300
   Utilities                    1,000
   Advertising:
      Banner                      200
      FBAds                     1,000
   Depreciation expense            78
   Rent expense                   700
   Interest expense                33
   Laundry expense                500
   Kitchen fuel                   100
   Administrative expense       2,000
   Repairs & maintenance          500     29,931
                                -----     ------
Net Income                                10,079
                                          =======  

Now, kita buat balance sheet pula.  ia terdiri dari aset, liability dan equity.  Equiti KakYa kini bertambah dari RM 5,000 + net income bagi bulan ni iaitu RM 5,000 + 10,079 = RM 15,079.  Jadi, simplified balance sheet adalah macam ni:

                     Balance Sheet
               Warung Terlolap Mato
             For the Last Day of the Month
-----------------------------------------------------------
 
     ASSETS
     Cash                           16,090
     Food inventory                  1,500
     Prepaid rent                    1,400
     Equipment                       5,000
     Less:
       Accumulated depreciation        (78)
                                    ------
       Total Assets                 23,912
                                    ======
     LIABILITIES AND OWNER'S EQUITY 
     Account payable                   500
     Accrued expenses payable        4,300
     Notes payable                   4,000
     Accrued interest                   33
     KakYa, Capital                 15,079
                                    ------
                                    23,912
                                    ======

Bila keuntungan (profit) dijana, owners’ equity akan bertambah – revenue dan expenses account akan ditutup masuk ke dalam owners’ equity account bila tempoh perakaunan berakhir, atau dibawa ke hadapan.  Revenue and expenses account sebenarnya adalah owners’ equity account sementara.

Impak Revenue & Expenses

Cara kira pendapatan perniagaan memerlukan kita untuk kira kedua-dua revenue & expenses.

Penjualan makanan dan minuman akan menambah aset (cash atau account receivable).  Ia juga menambah sales account.  Perbelanjaan (expenses) pula dilakukan bagi menyediakan makanan dan minuman.  Kos expenses ini akan mengurangkan aset dan menambah expenses.

Contoh:

Ayam mentah yang dikeluarkan dari peti sejuk beku, asset account (inventory) akan berkurangan, dan expense account (food cost) akan bertambah.

Penyediaan makanan dan minuman tidak semestinya melibatkan cash, tetapi boleh dari aset seperti inventory account.

Pendapatan/Perbelanjaan Terakru (Accruals) dan Penyelarasan Pendapatan

Kedai makan dan restoran melibatkan transaksi yang banyak setiap hari.  Jadi, bila accounting period tamat, banyak yang terlepas pandang dan tidak direkodkan.  Oleh itu accounting accruals dan penyelarasan perlu dilakukan untuk kira pendapatan perniagaan yang tepat.

Menurut GAAPs, perbelanjaan dalam masa accounting period perlu matched atau dipadankan dengan pendapatan yang dijana.

Penyelarasan ini akan dilakukan kepada 4 perkara:

• Inventory/cost of goods sold
• prepaids (contoh: sewa)
• depreciation
• accruals

So ingat balik mana debit dan kredit:

 ASSET ACCOUNT   LIABILITY ACCOUNT  OWNERS' EQUITY 
-------+------     -------+------   ------+------- 
   +   |   -           -  |   +        -  |  +
  Dr.  |  Cr.         Dr. |  Cr.      Dr. | Cr.

    REVENUES                          EXPENSES
-------+------                      ------+--------
   -   |  +                            +  |  -
   Dr. |  Cr.                         Dr. | Cr.

Contoh pengiraan pendapatan:

Warung Terlolap Mato

Transaksi sebelum ini:
1. Modal KakYa RM 5,000
2. Bayar sewa 3 bulan RM 2,100
3. Beli dapur RM 5,000 (RM 1,000 down payment 
   & RM 4,000 hutang) 
Katakan, on top of transaksi yang dibuat sebelum ini:

4.  Penjualan Kari Kepala Salmon RM 60
5.  Kos penyediaan Kari Kepala Salmon RM 20

Kemudian kita ada transaksi tambahan:

6.  Pembelian bahan mentah (i.e., susu, milo, sos)
    tambahan RM 15,000 dan
    direkodkan sebagai food inventory
7.  Bayar gaji kepada beberapa pekerja RM 10,000
8.  Pembelian tambahan bahan mentah (i.e, sayuran)
    direkodkan sebagai expenses 
    (bukan inventory) RM 100
9.  Bayar utility bill RM 1,000
10. Kos buat iklan - banner - RM 200
11. Jualan RM 39,950 (untuk simplicity, 
    direkodkan sekali)
12. Bayar hutang RM 14,500 kepada pembekal

Mari kita rekod tranksasi ini dalam 
akaun masing-masing:
    
       Cash  (ASET)            Food Inventory (ASET)
   Dr. (+)   |   Cr. (-)         Dr. (+)  |  Cr. (-)
-------------+------------   -------------+---------
 (1)   5,000 | (2)   2,100    (6)  15,000 |
 (4)      60 | (3)   1,000   -------------+---------
 (11) 39,950 | (5)      20         15,000 |
             | (7)  10,000
             | (8)     100         
             | (9)   1,000    
             | (10)    200   
             | (12) 14,500   
-------------+------------        
      45,010 |      28,920
-     28,920 |
-------------+------------
      16,090 |

Prepaid Rent (LIABILITY)
   Dr. (-)   |   Cr.  (+)
-------------+------------
(2) 2,100    |
-------------+------------
    2,100    |


      Equipment (ASET)        Accounts Payable (LIABILITY)
    Dr. (+)  |   Cr. (-)          Dr. (-) |  Cr. (+)
-------------+------------     -----------+-----------
(3)    5,000 |               (12)  14,500 | (6) 15,000
-------------+------------     -----------+-----------
       5,000 |                            |        500




 Notes Payable (LIABILITY)      KakYa, Capital (EQUITY)
   Dr. (-)   |  Cr. (+)          Dr. (-)  |  Cr. (+)
-------------+------------     -----------+-----------
             | (3) 4,000                  | (1)  5,000
-------------+------------     -----------+-----------
             |     4,000                  |      5,000

      Food Sales (REVENUE)
   Dr. (-)   |  Cr. (+)
-------------+------------
             | (4)      60
             | (11) 39,950
-------------+------------
             |      40,010     



Cost of Food Sales (EXPENSES)    Wages Expenses (EXPENSES)
  Dr. (+)    |   Cr. (-)             Dr. (+)|   Cr. (-)
-------------+--------------     -----------+----------
  (5)     20 |                   (7) 10,000 |
-------------+--------------     -----------+----------
          20 |                       10,000 |

Supplies Expense (EXPENSES)
  Dr. (+)    |  Cr. (-)
-------------+--------------
  (8)    100 |
-------------+--------------
         100 |



     Utilities (EXPENSES)          Advertising (EXPENSES)
   Dr. (+)   |  Cr. (-)             Dr. (+) |   Cr. (-)
-------------+---------------      ---------+-----------
  (9)  1,000 |                     (10) 200 |
-------------+---------------      ---------+-----------
       1,000 |                          200 |

Jadi, income statement (simplified sebelum 
penyelarasan/adjustment:

                 Preliminary Income Statement
                    Warung Terlolap Mato
                 Accounting Peroid Jan 2018
-----------------------------------------------------------
                            (RM)             (RM)
Food Sales                                  40,010
Less Expenses
  Cost of food sales             20
Wages Expense                10,000
Supplies Expense                100
Utilities                     1,000
Advertising                     200
  Total Expenses                            11,320
                                            ------  
Net Income                                  28,690
                                            ======

Tanpa penyelarasan, income statement di atas 
adalah tidak lengkap kerana:
(1) Cost of goods sole belum dikira
(2) Depreciation belum dikira
(3) Sewa (rent expense) belum ditentukan
(4) Interest expense has not been accrued
(5) Hutang belum dibayar belum direkodkan

Inventory/cost of goods sold

Bahan mentah selalunya dibeli dengan kuantiti yang banyak pada awal period untuk memenuhi permintaan pelanggan.  dalam masa yang sama, harga barangan dapat diminimumkan bila ianya dibeli secara pukal.  Bila akhir period, akan terdapat lebihan barangan dalam inventori.

Barangan ini perlu dikira supaya nilai (harga) inventori dapat dijumlahkan.  Hasilnya, end-of-period inventori yang akan digunakan untuk mengira kos bagi makanan yang dijual pada tempoh tersebut:

   Beginning inventory
 + Purchases
 - Ending inventory
   -------------------
 = Cost of goods sold
   ===================

Katakan nilai sedia ada RM 2,000 untuk bahan mentah pada awal bulan (lebihan bulan lepas), dan tambahan sebanyak RM 12,000 dibeli pada bulan ini.  Kemudian pada hujung bulan, masih terdapat lebihan RM 2,500 untuk dibawa ke bulan depan:

                              (RM)
  Beginning inventory         2,000
+ Purchases                  12,000
                           --------
                             14,000
- Ending inventory            2,500
-------------------       ---------
= Cost of goods sold         11,500
===================       =========

Kebanyakkan kedai makan akan merekod bahan mentah yang dibeli sebagai “puschases” atau “cost of food sold” dengan kaedah yang dipanggil “periodic inventory“.   Penyelarasan diperlukan untuk mengetahui jumlah harga sebenar cost of food sold dalam bulan tersebut.  Penyelarasan ini akan mengambarkan perbezaan di antara harga beginning dan ending.

Periodic inventory – kaedah mengira kos makanan dan minuman yang mengambarkan perbezaan pada jumlah inventori awal /dibawa ke hadapan dan akhir.

Contoh penyelarasan:

Jika ending melebihi beginning, penyelarasan akan mengurangkan cost of food sold dan menambah inventory.  Perbezaan dalam contoh di atas adalah RM 500, penyelarasan debit kredit direkodkan dengan:

Food inventory     $500
Cost of food sold         $500

Jika ending inventory kurang dari beginning, sebaliknya dilakukan.

Prepaids

Kedai Makan kita mungkin akan membeli insuran atau takaful atau membayar sewa in advance, dan kita debit dari prepaid expense (asset account).  Kemudian kedai makan kita akan recognize perbelanjaan tersebut dengan membuat penyelarasan berkala (periodic adjustment).

Contoh:

Kita beli takaful kebakaran dengan coverage 2 tahun dengan jumlah RM 4,800  dan merekodkanya ke dalam akaun prepaid expense.

Setiap bulan dalam masa 2 tahun ini, kita boleh buat penyelarasan RM 200 (4,800 / 24):

Insurance expense  RM 200
Prepaid insurance            RM 200

Penyelarasan akan menambah akaun insurance expense RM 200 dan mengurangkan prepaid insurance  RM 200 setiap bulan.    Pada penghujung bulan, baki selebihnya prepaid insurance dengan mudah boleh dikira.

Perbelanjaan lain (atau pengurus restoran)  kita boleh buat penyelarasan sebagai prepaid termasuk sewa dan peralatan pejabat serta pembersihan.

Depreciation

Aset tetap / Fixed Assets adalah seperti peralatan memasak yang digunakan untuk menyediakan makanan dan minuman – dapur, kuali, periuk, pinggan mangkuk dan lain-lain.

Makin lama, nilai aset tetap yang dibeli ini akan susut nilai – proses depreciation.

Pelbagai kaedah boleh digunakan untuk mengira susut nilai ini termasuk straight-line method (SL):

                      Cost - Salvage value
Annual depreciation = --------------------
                      Life (useful years)

Dimana,
   Cost          - harga asal aset
   Salvage value - anggaran nilai ia boleh dijual 
                   dipenghujung useful life
   Life          - Bilangan tahun ia berguna 
                   untuk kedai makan

Biasanya pengurus kedai makan 
dan akauntan yang berpengalamanan
dengan mudah boleh memberi anggaran salvage value
dan useful life ini.

Contoh:

Dapur memasak berharga RM 1,000 dan dianggarkan boleh digunakan dengan baik dalam masa 5 tahun dengan salvage value RM 200:

                         1,000 - 200
Annual depreciation = -----------------
                              5
                    =       160

Untuk merekodkan penyelarasan, depreciation expense akan didebit dan accumulated depreciation, dikreditkan.  Accumulated depreciation account ini adalah contra-asset account di mana baki akuan adalah kredit.

Contra-asset account – asset accounts that normally have credit balances and are used to offset specific asset account.

Accruals / Transaksi Terakru

Accrual transactions biasanya melibatkan akaun perbelanjaan dan liabiliti (expenses and liability accounts).  Mari kita jenguk contohnya:

Payroll accruals – kedai makan pada kebiasaannya akan membayar gaji pada setiap minggu. Jadi, pada hujung accounting period (iaitu hujung bulan), walaupun gaji belum dibayar kepada pekerja, ia perlu direkodkan.  Contoh, kalau gaji dibayar pada setiap hari Ahad, 31 Januari 2018 adalah pada hari Rabu.  Jadi pekerja sudah bekerja pada hari Isnin, Selasa dan Rabu (29, 30 dan 31).  Gaji pekerja hanya akan dibayar pada Ahad berikutnya iaitu 4 Februari 2018.

Walau gaji 29,30 dan 31 ini belum dibayar, ia perlu direkodkan pada bulan Januari juga.  Penyelarasan transaksi terakru ini perlu didebitkan pada wages expenses dan dikreditkan pada liability account – “accrued payroll”.

Contoh, jika bayaran gaji adalah RM 60 sehari untuk 10 orang, bersamaan 60 x 10 x 3 = RM 1,800:

Wages expense       RM   1,800
Accrued payroll                    1,800

Interest Accruals – Bayar faedah bank, on top of pinjaman principal.  Ok ni nanti kita tengok macamana kalau related to bisnes kedai makan kecil-kecilan ni…

Anyway, pengiraan dia macam ni, as part of kita kira pendapatan perniagaan:

Interest = Principal x Rate x Time

Katakan interest adalam RM 458.63

Kita boleh rekodkan:

Interest expense   RM 458.63
Accrued interest               RM 458.63

Ia selalunya disediakan pada penghujung / penamat accounting period dan merupakan langkah pertama bagi menjana penyata kewangan (financial statements).  Imbangan duga bagi akaun dikatakan “in balance” bila jumlah kesemua debit dan kredit adalah sama.

Trial Balance ni adalah sebagai bukti bahawa semua debit adalah sama jumlah dengan kredit.  Kalau tak sama, ini bermakna akaun kita ada masalah!  Silap rekod atau terlupa rekod mana yang perlu!

Penyediaan Trial Balance

Langkah-langkah penyediaan Trial Balance :

Langkah 1 – Tentukan baki bagi setiap akaun

OK kita tengok balik debit vs credit balance sebelum ni…

    Cash (asset)             Rental (asset)  
----------+----------     ----------+----------
(1) 5,000 | (2) 2,100     (2) 2,100 |
(4)    60 | (3) 1,000               |
          | (5)    20     ----------+----------
----------+----------         2,100 |
    5,060 |     3,120         ===== |
-   3,120 |
----------+----------
    1,940 |
    ===== |

   Equipment (asset)    Notes Payable (liability)
----------+----------     ----------+----------  
(3) 5,000 |                         | (2) 4,000
          |                         |
----------+----------     ----------+----------
    5,000 |                         |     4,000
    ===== |                         |     =====

Modal KakYa (Owners' Equity)
----------+---------- 
(5)    20 | (1) 5,000
          | (4)    60
----------+----------
       20 |     5,060
          |  -     20
----------+----------
          |     5,040
          |     =====

Langkah 2 – Senaraikan semua akaun dan letakkan debit dan kredit balance dalam separate colums

Langkah 3 – Jumlahkan keseluruhan debit and credit colums separately

Langkah 4 – Bandingkan keseluruhan jumlah debit dan kredit

Mari kita tengok contoh Warung Terlolap Mato ni:

                   Trial Balance
            Kedai Makan Terlolap Mato
------------------------------------------------
Account         Debit Balance   Credit Balance         
------------------------------------------------
Cash                    1,940
Rental                  2,100
Equipment               5,000
Notes Payable                           4,000
KakYa, Capital                          5,040
                       ------           ------   
   Total                9,040            9,040
                       ======           ======
-------------------------------------------------

Ha tengok jumlah keseluruhan Debit Balance vs Credit Balance, kan ke samaaaa (“in balance“).  Ini la kisahnya imbangan duga atau orang putih kata “trial balance“.

Sebaliknya baki akaun dikatakan sebagai “baki kredit atau credit balance” jika jumlah keseluruhan kredit melebihi jumlah keseluruhan debit.

Contoh Baki Akaun

Mari kita tengok contoh, berdasarkan transaksi yang Kedai Makan Terlolap Mato buat sebelum ini:

+-----------------------+-----------------------------+-------------------------------------+
|     TRANSACTION       |   Dr./Cr. ENTRY             |              EXPLANATION            |
+-----------------------+-----------------------------+-------------------------------------+
| 1. Pelaburan RM5,000  | Dr. Cash              5,000 | Cash (akaun jenis aset) bertambah   |
|    Kak Ya ke Warung   |     Cr. Modal KakYa   5,000 | RM 5000, Owner's equity (Modal Kak  | 
|    Terlolap Mato      |                             | Ya juga bertambah RM 5,000          |                           
+-----------------------+-----------------------------+-------------------------------------+
| 2. Bayar 3 bulan sewa | Dr. Rental            2,100 | Rental account (aset), bertambah    |
|    RM 2,100 kedai     |     Cr. Cash          2,100 | RM 2,100, Cash account (aset)       |
|    makan              |                             | berkurang sebanyak RM 2,100         |
+-----------------------+-----------------------------+-------------------------------------+
| 3. Beli dapur RM 5,000| Dr. Equipment         5,000 | Equipment account (aset) bertambah  |
|    bayar RM 1,000 dan |     Cr. Cash          1,000 | RM 5,000, aset akaun lain, Cash     |
|    hutang RM 4,000    |     Cr. Notes Payable 4,000 | berkurang RM 1,000, akaun liabiliti |
|                       |                             | notes payable bertambah RM 4,000    |
+-----------------------+-----------------------------+-------------------------------------+
| 4. Jualan Kari Kepala | Dr. Cash                 60 | Cash bertambah (Dr.) RM 60 dan      |
|    Ikan Salmon RM 60  |     Cr.  Modal KakYa     60 | Owners' Equity bertambah (Cr.) RM60 |
+-----------------------+-----------------------------+-------------------------------------+
| 5. Kos penyediaan     | Dr. Modal KakYa          20 | Kedua-dua Modal KakYa (owner's      |
|    Kari Kepala Salmon |     Cr. Cash             20 | equity account) dan Cash (asset     |  
|    RM 20              |                             | account) berkurangan sebanyak RM 20 | 
+-----------------------+-----------------------------+-------------------------------------+

Ingat balik seblah mana debit dan kredit:

 ASSET ACCOUNT   LIABILITY ACCOUNT  OWNERS' EQUITY 
-------+------     -------+------   ------+------- 
   +   |   -           -  |   +        -  |  +
  Dr.  |  Cr.         Dr. |  Cr.      Dr. | Cr.

    REVENUES                          EXPENSES
-------+------                      ------+--------
   -   |  +                            +  |  -
   Dr. |  Cr.                         Dr. | Cr.

Kita rekodkan semua transaksi dalam T-account seperti berikut:

    Cash (asset)             Rental (asset)  
----------+----------     ----------+----------
(1) 5,000 | (2) 2,100     (2) 2,100 |
(4)    60 | (3) 1,000               |
          | (5)    20     ----------+----------
----------+----------         2,100 |
    5,060 |     3,120         ===== |
-   3,120 |
----------+----------
    1,940 |
    ===== |

   Equipment (asset)    Notes Payable (liability)
----------+----------     ----------+----------  
(3) 5,000 |                         | (2) 4,000
          |                         |
----------+----------     ----------+----------
    5,000 |                         |     4,000
    ===== |                         |     =====

Modal KakYa (Owners' Equity)
----------+---------- 
(5)    20 | (1) 5,000
          | (4)    60
----------+----------
       20 |     5,060
          |  -     20
----------+----------
          |     5,040
          |     =====

Jadi kita tengok cash account ada debit balance RM 1,940; Rental account ada debit balance RM 2,100; Equipment account dengan debit balance RM 5,000, Notes payable account (credit balance RM 4,000) dan KakYa capital account (credit balance RM 5,040)

Normal balance for the five types of accounts:

• Asset – Debit
• Liability – Credit
• Proprietorship – Credit
• Revenue – Credit
• Expense – Debit

 ASSET ACCOUNT   LIABILITY ACCOUNT  OWNERS' EQUITY 
-------+------     -------+------   ------+------- 
   +   |   -           -  |   +        -  |  +

So apa tu debit  kredit? (Debit – Dr.  & Kredit (Cr.) ?  Debit adalah entry sebelah kiri dan credit di sebelah kanan akaun.

Lepas ni kita guna debit dan kredit banding dengan guna term sebelah kanan dan kiri.

Debit akan tambah jumlah pada akaun tertentu dan mengurangkan pada akaun yang lain.   Sama juga konsep kredit ni.   Kita tengok jenis-jenis kategori akaun dengan debit  kredit ni:

 ASSET ACCOUNT   LIABILITY ACCOUNT  OWNERS' EQUITY 
-------+------     -------+------   ------+------- 
   +   |   -           -  |   +        -  |  +
  Dr.  |  Cr.         Dr. |  Cr.      Dr. | Cr.

    REVENUES                          EXPENSES
-------+------                      ------+--------
   -   |  +                            +  |  -
   Dr. |  Cr.                         Dr. | Cr.

Kesemua transaksi kewangan perlu direkodkan dengan sekurang-kurangnya 1 debit dan 1 kredit.  Jumlah debit dan jumlah kredit hendaklah sama.

Contoh:

Restoran KakYa beli peralatan dapur RM 5,000, down payment RM 1,000 dan hutang RM 4,000.

Perlu ingat lagi ASET = LIABILITI + EKUITI

Jadi untuk rekod akaun, kita perlu Debit RM 5,000 dari furniture account (ASET) dan ia perlu  sama  dengan jumlah kredit RM 1,000 dari cash account (EKUITI) dan RM 4,000 daripda notes payable (LIABILITI).

Jenis Transaksi Perakaunan Debit Kredit

Ada 9 kemungkinan bagi transaksi perakaunan yang memberi kesan kepada akaun yang utama melalui debit kredit ni:

(1) Tambah aset dan mengurangkan akaun aset lain.  Contoh: Beli perabut dengan harga RM 500  (Dr. akaun aset perabut dan Cr. akaun aset cash)

(2) Aset bertambah dan liabiliti juga bertambah.  Contoh:  Pinjaman RM 1000 dari bank  – Dr. cash (aset) &  Cr. notes payable (liability).  Akaun aset cash bertambah, dan hutang (akaun liabiliti notes payable) juga bertambah.

(3) Asset account dan owner’s equity account kedua-duanya bertambah.  Contoh: Owner labur RM1,000 dalam bisnes – Dr. cash account (asset) & Owners’ equity account Cr.

(4) Liability account bertambah dan liability account lain berkurang.   (A note is made in exchange for an account payable – hutang kepada supplier – Dr. accounts payable & Cr. notes payable).  Bayar hutang pembekal dengan duit hutang.  So, hutang kepada pembekal berkurang (account payable Dr.) , tetapi notes payable bertambah – Cr.)

(5) Liabiliti berkurang dan aset bertambah.  Contoh:  Hutang dibayar (Dr. account payable dan Cr. Cash)

(6) Liability bertambah dan owners’ equity berkurang.  Contoh:  Syarikat declare dividen.  (Dr. Cash, Cr. dividends payable)

(7) Aset dan owners’ equity berkurangan.  Contoh:  Cash digunakan oleh pemilik (Dr. owners’ capital, Cr. Cash)

(8) Liabiliti berkurang dan owners’ equity bertambah.  Contoh:  hutang / pendahuluan cash oleh pemilik ditukar menjadi modal.  Dr. pendahuluan, Cr. owners’ equity.

(9) Owners’ equity bertambah, mengurangkan owner’s equity yang lain.

Transaksi Debit Kredit

Jadi bagaimana kita nak tau sebelah mana nak rekod transaksi yang berlaku? Seblah kanan atau kiri? Debit atau Kredit?  Ada tiga (3) langkah:

(1) Kenal pasti akaun mana yang terlibat (asset, liability atau owner’s equity);

(2) Kenal pasti sama ada debit atau kredit dari/kepada akaun (sebelah kanan atau kiri);

(3) Kenal pasti jumlah amaun yang perlu direkodkan.

Contoh:

Restoran KakYa membeli sistem POS (Point of Sale) berharga RM 5,000, jadi:

(1) Akaun terlibat, kedua-dua adalah kategori asset account: Equipment account dan  cash account ;

(2) Debit atau kredit? so tengok balik kategori jenis akaun kat atas tu… Equipment account bertambah, so seblah kiri – debit (Dr.).  Cash account akan berkurangan, sebelah kanan – kredit (Cr.).

(3) Jumlah Rm 5,000 perlu didebit pada equipment account, dan dikreditkan pada cash account.

Lepas ni kita tengok pula pasal baki akaun (account balances), kita kenal pasti sama ada baki akaun adalah debit atau kredit.  Jumpa lagi di bahagian ke dua.

(1) Akaun Aset

(2) Akaun Liabiliti

(3) Akaun Ekuiti Pemilik

Tiga jenis akaun ini kemudiannya melibatkan pelbagai transaksi yang perlu direkodkan.

Akaun T

Akaun bertujuan untuk merekod pertambahan atau penurunan jumlah aset, liabiliti dan ekuiti pemilik.  Kaedah merekodkan transaksi ini dia namakan “Akaun T“.  Orang putih kata “T Account” hehe:

              Nama Akaun
    ---------------+-------------          
       (Kiri)      |   (Kanan)

Pertambahan jumlah kepada  akaun aset perlu direkodkan sebelah kiri, pengurangan direkodkan sebelah kanan.

Bagi akaun liabiliti dan ekuiti pemilik, pertambahan jumlah sebelah kanan dan pengurangan pada sebelah kiri:

  AKAUN ASET    AKAUN LIABILITI   AKUAN EKUITI PEMILIK
-------+------   -------+------    -------+-------
Tambah | Kurang  Kurang | Tambah   Kurang | Tambah
   +       -        -       +         -        +

Akaun Aset:

          Cash
-----------+-----------
(1)  5,000 | (2)  2,100
           | (3)  1,000
-----------+-----------
Baki 1,900 |

     Pembayaran Sewa
-----------+-----------
(3)  2,100 |
-----------+-----------
Baki 2,100 |

     Peralatan Dapur
-----------+-----------
(3)  5,000 |
-----------+-----------
Baki 5,000 |

Liabiliti:

     Notes Payable
-----------+-----------
           | (3)  4,000
-----------+-----------
           | Baki 4,000

Ekuiti:
      Modal KakYa
-----------+-----------
           | (1)  5,000
-----------+-----------
           | Baki 5,000

Nota:
Setiap akaun aset perlu balanced, 
( cash 1,900; Sewa 2,100; Peralatan 
dapur 5,000 = RM 9,000) 
dengan akaun liabiliti + ekuiti 
(notes payable 4,000 dan 
modal KakYa 5,000 = RM 9,000)

Akaun Aset

Dalam jenis akaun aset ni, mari kita tengok transaksi yang terlibat:

• Tunai di tangan (cash on hand) – duit tunai yang ada di tangan, dalam poket (duit perniagaan), petty cash, dan cash register;
• Cash on deposit – duit tunai bisnes di dalam bank. Jika ada beberapa akaun bank dengan tujuan yang berbeza (contoh: satu untuk pembayaran umum dan satu lagi untuk pembayaran gaji), akaun ini perlu dipisahkan;
• Account receivable – merekodkan jumlah hutang yang perlu dibayar oleh pelanggan, sewa, pekerja dan lain-lain);
• Allowance for doubtful accounts – reserve untuk kemungkinan kerugian bila hutang tidak dibayar;
• Inventory – beberapa inventori berbeza seperti penyediaan makanan, minuman, alatan pejabat, alatan pencucian dan barangan lain (contoh: penjualan barangan sampingan);
• Marketable securities – akaun untuk merekodkan pelaburan jangka pendek;
• Prepaid expenses – dah bayar seperti sewa, lesen dan lain-lain;
• Investments – Pelabnuran jangka panjang – stock market, fix deposit, ASB, sijil premium BSN 
• Land & Building – pembelian tanah dan bangunan restoran;
• Equipment – alatan yang digunakan di restoran dan kedai makan seperti peti ais, dapur masak, pinggan mangkuk
• Furniture – merekodkan pembelian perabut
• Accumulated depreciation – rekodkan penurunan nilai aset yang ada seperti peralatan dan perabut;
• Deposit – bayaran deposit seperti utiliti air, eletrik dan Internet.

Akaun Liabiliti

Transaksi bagi akaun liabiliti:

• Account payable –   akaun bagi merekodkan jumlah perlu dibayar kepada pembekal bahan makanan dan minuman;
• Notes payable (selalunya jangka pendek) – rekodkan hutang kepada penghutang seperti hutang bank atau hutang kawan (kawan pon wajib bayar hutang woi);
• Taxes payable – rekodkan jumlah cukai yang dibayar;
• Accrued expenses – selalunya rekod disediakan bila accounting period hendak ditutup – payroll, utiliti, faedah dan sewa;
• Long-term debt – hutang jangka panjang;
• Dividen – bayar dividen kepada pemilik / pemegang saham.

Akaun Ekuiti

• Akaun modal pemilik – merekodkan net worth pemilik dalam kedai makan dan restoran.  Merekodkan modal pemilik yang dilaburkan, ditambah dengan wang masuk dan ditolak dengan wang yang diambil, perbelanjaan operasi dan lain-lain.  Jika perkongsian, setiap akaun bagi ekuiti pemilik perlu di pisahkan;

Akauan Pendapatan dan Perbelanjaan

Akaun bagi merekodkan segala pendapatan yang masuk dan perbelanjaan yang dilakukan. Tengok ni:

Konsep GAAPs

Konsep yang digunapakai dalam GAAPs temasuk:

• Business Entity
• Historical Cost
• Going Concern
• Periodicity
• Expenses matched revenues
• Conservatism

Business Entity

Kedai makan dan restoran adalah entiti bisnes yang berbeza dan dipisahkan daripada pemilik.  Ia menjana pendapatan, perlu perbelanjaan dengan menggunakan aset (harta  mempunyai nilai  yang dimiliki oleh entiti bisnes bagi menjalankan aktiviti perniagaan), menjana keuntungan atau boleh kerugian, atau break even sahaja.

Entiti bisnes juga menanggung liabiiti iaitu tanggungan/hutang yang perlu dibayar kepada pihak tertentu.

Historical Cost

Nilai terhadap aset dalam bentuk tunai.  Jika berlaku sebarang transaksi seperti penjualan aset, harga aset tersebut bergantung kepada harga semasa (current fair value).

Harga boleh turun atau naik bergantung kepada jenis aset. Contoh, harga kedai akan naik tetapi harga sistem POS akan berkurangan.

Going Concern

Kedai makan dan restoran adalah dianggap akan beroperasi sampai bila-bila kecuali terdapat sebab sebaliknya. Contoh, jika entiti bisnes perlu ditutup dan terdapat liabiliti, aset perlu dijual walau perlu menanggung kerugian.

Periodicity

Penyata kewangan perlu ada pada tempoh berkala tertentu.  Contoh, penyata kewangan yang mengambarkan status kewangan semasa termasuk penyata pendapatan perlu dijana pada setiap bulan bagi pemilik memantau dan membuat keputusan.  Penyata pula perlu dijana pada setiap tahun bagi tujuan cukai oleh kerajaan.

Expenses matched revenues

Perbelanjaan yang dilakukan hendaklah berdasarkan (matched with) dan ditolak dari pendapatan (revenue).  Terdapat konsep sistem perakaunan akrual (accrual accounting system) di mana pendapatan dan perbelanjaan diiktiraf sama ada duit tunai diterima/dibayar atau tidak.  Jika belum dibayar, jumlah tersebut adalah hutang kepada restoran (accounts receivable).  Jumlah yang perlu dibayar kepada pembekal pula dia panggil accounts payable.

Cash accounting system pula hanya mengiktiraf pendapatan dan perbelanjaan bila duit tunai telah diterima/dibayar.  GAAPs menggunakan konsep accrual accounting system bagi tujuan pengurusan kewangan.

Conservatism

Kerugian (yang berpotensi besar akan berlaku) perlu direkodkan dalam penyata kewangan sebagai kerugian manakala gains and financial benefit hanya direkodkan bila ianya memang benar berlaku.  Contoh, kerugian boleh direkodkan tanpa menunggu keputusan hakim jika terdapat saman tertentu yang dipercayai tidak berpihak kepada bisnes kita.

Consitency

Maklumat kewangan perlulah tepat.  Prosidur yang digunakan untuk mengumpul maklumat kewangan hendaklah konsisten pada setiap tahun kewangan.

Materiality and practicality

Keperluan sama ada praktikal atau tidak untuk melapor minor financial events atau perkara-perkara yang berkaitan dengan kerahsiaan.

Perkaunan yang Efektif

Tiha (3) ciri-ciri penting perakaunan oleh GAAPs:

• Maklumat kewangan perlulah relevan – berguna bagi tujuan spesifik: membuat keputusan, monitor, membayar cukai, dan sebagainya;
• Maklumat kewangan semasa hendaklah yang terkini: maklumat untuk memantau operasi harian hendaklah dijana secara harian dan sebagainya; dan
• Maklumat kewangan hendaklan tepat – kalau tak tepat macam mana kita nak tahu financial health sebenar restoran dan kedai makan kita?