Bila keuntungan (profit) dijana, owners’ equity akan bertambah – revenue dan expenses account akan ditutup masuk ke dalam owners’ equity account bila tempoh perakaunan berakhir, atau dibawa ke hadapan.  Revenue and expenses account sebenarnya adalah owners’ equity account sementara.

Impak Revenue & Expenses

Cara kira pendapatan perniagaan memerlukan kita untuk kira kedua-dua revenue & expenses.

Penjualan makanan dan minuman akan menambah aset (cash atau account receivable).  Ia juga menambah sales account.  Perbelanjaan (expenses) pula dilakukan bagi menyediakan makanan dan minuman.  Kos expenses ini akan mengurangkan aset dan menambah expenses.

Contoh:

Ayam mentah yang dikeluarkan dari peti sejuk beku, asset account (inventory) akan berkurangan, dan expense account (food cost) akan bertambah.

Penyediaan makanan dan minuman tidak semestinya melibatkan cash, tetapi boleh dari aset seperti inventory account.

Pendapatan/Perbelanjaan Terakru (Accruals) dan Penyelarasan Pendapatan

Kedai makan dan restoran melibatkan transaksi yang banyak setiap hari.  Jadi, bila accounting period tamat, banyak yang terlepas pandang dan tidak direkodkan.  Oleh itu accounting accruals dan penyelarasan perlu dilakukan untuk kira pendapatan perniagaan yang tepat.

Menurut GAAPs, perbelanjaan dalam masa accounting period perlu matched atau dipadankan dengan pendapatan yang dijana.

Penyelarasan ini akan dilakukan kepada 4 perkara:

• Inventory/cost of goods sold
• prepaids (contoh: sewa)
• depreciation
• accruals

So ingat balik mana debit dan kredit:

 ASSET ACCOUNT   LIABILITY ACCOUNT  OWNERS' EQUITY 
-------+------     -------+------   ------+------- 
   +   |   -           -  |   +        -  |  +
  Dr.  |  Cr.         Dr. |  Cr.      Dr. | Cr.

    REVENUES                          EXPENSES
-------+------                      ------+--------
   -   |  +                            +  |  -
   Dr. |  Cr.                         Dr. | Cr.

Contoh pengiraan pendapatan:

Warung Terlolap Mato

Transaksi sebelum ini:
1. Modal KakYa RM 5,000
2. Bayar sewa 3 bulan RM 2,100
3. Beli dapur RM 5,000 (RM 1,000 down payment 
   & RM 4,000 hutang) 
Katakan, on top of transaksi yang dibuat sebelum ini:

4.  Penjualan Kari Kepala Salmon RM 60
5.  Kos penyediaan Kari Kepala Salmon RM 20

Kemudian kita ada transaksi tambahan:

6.  Pembelian bahan mentah (i.e., susu, milo, sos)
    tambahan RM 15,000 dan
    direkodkan sebagai food inventory
7.  Bayar gaji kepada beberapa pekerja RM 10,000
8.  Pembelian tambahan bahan mentah (i.e, sayuran)
    direkodkan sebagai expenses 
    (bukan inventory) RM 100
9.  Bayar utility bill RM 1,000
10. Kos buat iklan - banner - RM 200
11. Jualan RM 39,950 (untuk simplicity, 
    direkodkan sekali)
12. Bayar hutang RM 14,500 kepada pembekal

Mari kita rekod tranksasi ini dalam 
akaun masing-masing:
    
       Cash  (ASET)            Food Inventory (ASET)
   Dr. (+)   |   Cr. (-)         Dr. (+)  |  Cr. (-)
-------------+------------   -------------+---------
 (1)   5,000 | (2)   2,100    (6)  15,000 |
 (4)      60 | (3)   1,000   -------------+---------
 (11) 39,950 | (5)      20         15,000 |
             | (7)  10,000
             | (8)     100         
             | (9)   1,000    
             | (10)    200   
             | (12) 14,500   
-------------+------------        
      45,010 |      28,920
-     28,920 |
-------------+------------
      16,090 |

Prepaid Rent (LIABILITY)
   Dr. (-)   |   Cr.  (+)
-------------+------------
(2) 2,100    |
-------------+------------
    2,100    |


      Equipment (ASET)        Accounts Payable (LIABILITY)
    Dr. (+)  |   Cr. (-)          Dr. (-) |  Cr. (+)
-------------+------------     -----------+-----------
(3)    5,000 |               (12)  14,500 | (6) 15,000
-------------+------------     -----------+-----------
       5,000 |                            |        500




 Notes Payable (LIABILITY)      KakYa, Capital (EQUITY)
   Dr. (-)   |  Cr. (+)          Dr. (-)  |  Cr. (+)
-------------+------------     -----------+-----------
             | (3) 4,000                  | (1)  5,000
-------------+------------     -----------+-----------
             |     4,000                  |      5,000

      Food Sales (REVENUE)
   Dr. (-)   |  Cr. (+)
-------------+------------
             | (4)      60
             | (11) 39,950
-------------+------------
             |      40,010     



Cost of Food Sales (EXPENSES)    Wages Expenses (EXPENSES)
  Dr. (+)    |   Cr. (-)             Dr. (+)|   Cr. (-)
-------------+--------------     -----------+----------
  (5)     20 |                   (7) 10,000 |
-------------+--------------     -----------+----------
          20 |                       10,000 |

Supplies Expense (EXPENSES)
  Dr. (+)    |  Cr. (-)
-------------+--------------
  (8)    100 |
-------------+--------------
         100 |



     Utilities (EXPENSES)          Advertising (EXPENSES)
   Dr. (+)   |  Cr. (-)             Dr. (+) |   Cr. (-)
-------------+---------------      ---------+-----------
  (9)  1,000 |                     (10) 200 |
-------------+---------------      ---------+-----------
       1,000 |                          200 |

Jadi, income statement (simplified sebelum 
penyelarasan/adjustment:

                 Preliminary Income Statement
                    Warung Terlolap Mato
                 Accounting Peroid Jan 2018
-----------------------------------------------------------
                            (RM)             (RM)
Food Sales                                  40,010
Less Expenses
  Cost of food sales             20
Wages Expense                10,000
Supplies Expense                100
Utilities                     1,000
Advertising                     200
  Total Expenses                            11,320
                                            ------  
Net Income                                  28,690
                                            ======

Tanpa penyelarasan, income statement di atas 
adalah tidak lengkap kerana:
(1) Cost of goods sole belum dikira
(2) Depreciation belum dikira
(3) Sewa (rent expense) belum ditentukan
(4) Interest expense has not been accrued
(5) Hutang belum dibayar belum direkodkan

Inventory/cost of goods sold

Bahan mentah selalunya dibeli dengan kuantiti yang banyak pada awal period untuk memenuhi permintaan pelanggan.  dalam masa yang sama, harga barangan dapat diminimumkan bila ianya dibeli secara pukal.  Bila akhir period, akan terdapat lebihan barangan dalam inventori.

Barangan ini perlu dikira supaya nilai (harga) inventori dapat dijumlahkan.  Hasilnya, end-of-period inventori yang akan digunakan untuk mengira kos bagi makanan yang dijual pada tempoh tersebut:

   Beginning inventory
 + Purchases
 - Ending inventory
   -------------------
 = Cost of goods sold
   ===================

Katakan nilai sedia ada RM 2,000 untuk bahan mentah pada awal bulan (lebihan bulan lepas), dan tambahan sebanyak RM 12,000 dibeli pada bulan ini.  Kemudian pada hujung bulan, masih terdapat lebihan RM 2,500 untuk dibawa ke bulan depan:

                              (RM)
  Beginning inventory         2,000
+ Purchases                  12,000
                           --------
                             14,000
- Ending inventory            2,500
-------------------       ---------
= Cost of goods sold         11,500
===================       =========

Kebanyakkan kedai makan akan merekod bahan mentah yang dibeli sebagai “puschases” atau “cost of food sold” dengan kaedah yang dipanggil “periodic inventory“.   Penyelarasan diperlukan untuk mengetahui jumlah harga sebenar cost of food sold dalam bulan tersebut.  Penyelarasan ini akan mengambarkan perbezaan di antara harga beginning dan ending.

Periodic inventory – kaedah mengira kos makanan dan minuman yang mengambarkan perbezaan pada jumlah inventori awal /dibawa ke hadapan dan akhir.

Contoh penyelarasan:

Jika ending melebihi beginning, penyelarasan akan mengurangkan cost of food sold dan menambah inventory.  Perbezaan dalam contoh di atas adalah RM 500, penyelarasan debit kredit direkodkan dengan:

Food inventory     $500
Cost of food sold         $500

Jika ending inventory kurang dari beginning, sebaliknya dilakukan.

Prepaids

Kedai Makan kita mungkin akan membeli insuran atau takaful atau membayar sewa in advance, dan kita debit dari prepaid expense (asset account).  Kemudian kedai makan kita akan recognize perbelanjaan tersebut dengan membuat penyelarasan berkala (periodic adjustment).

Contoh:

Kita beli takaful kebakaran dengan coverage 2 tahun dengan jumlah RM 4,800  dan merekodkanya ke dalam akaun prepaid expense.

Setiap bulan dalam masa 2 tahun ini, kita boleh buat penyelarasan RM 200 (4,800 / 24):

Insurance expense  RM 200
Prepaid insurance            RM 200

Penyelarasan akan menambah akaun insurance expense RM 200 dan mengurangkan prepaid insurance  RM 200 setiap bulan.    Pada penghujung bulan, baki selebihnya prepaid insurance dengan mudah boleh dikira.

Perbelanjaan lain (atau pengurus restoran)  kita boleh buat penyelarasan sebagai prepaid termasuk sewa dan peralatan pejabat serta pembersihan.

Depreciation

Aset tetap / Fixed Assets adalah seperti peralatan memasak yang digunakan untuk menyediakan makanan dan minuman – dapur, kuali, periuk, pinggan mangkuk dan lain-lain.

Makin lama, nilai aset tetap yang dibeli ini akan susut nilai – proses depreciation.

Pelbagai kaedah boleh digunakan untuk mengira susut nilai ini termasuk straight-line method (SL):

                      Cost - Salvage value
Annual depreciation = --------------------
                      Life (useful years)

Dimana,
   Cost          - harga asal aset
   Salvage value - anggaran nilai ia boleh dijual 
                   dipenghujung useful life
   Life          - Bilangan tahun ia berguna 
                   untuk kedai makan

Biasanya pengurus kedai makan 
dan akauntan yang berpengalamanan
dengan mudah boleh memberi anggaran salvage value
dan useful life ini.

Contoh:

Dapur memasak berharga RM 1,000 dan dianggarkan boleh digunakan dengan baik dalam masa 5 tahun dengan salvage value RM 200:

                         1,000 - 200
Annual depreciation = -----------------
                              5
                    =       160

Untuk merekodkan penyelarasan, depreciation expense akan didebit dan accumulated depreciation, dikreditkan.  Accumulated depreciation account ini adalah contra-asset account di mana baki akuan adalah kredit.

Contra-asset account – asset accounts that normally have credit balances and are used to offset specific asset account.

Accruals / Transaksi Terakru

Accrual transactions biasanya melibatkan akaun perbelanjaan dan liabiliti (expenses and liability accounts).  Mari kita jenguk contohnya:

Payroll accruals – kedai makan pada kebiasaannya akan membayar gaji pada setiap minggu. Jadi, pada hujung accounting period (iaitu hujung bulan), walaupun gaji belum dibayar kepada pekerja, ia perlu direkodkan.  Contoh, kalau gaji dibayar pada setiap hari Ahad, 31 Januari 2018 adalah pada hari Rabu.  Jadi pekerja sudah bekerja pada hari Isnin, Selasa dan Rabu (29, 30 dan 31).  Gaji pekerja hanya akan dibayar pada Ahad berikutnya iaitu 4 Februari 2018.

Walau gaji 29,30 dan 31 ini belum dibayar, ia perlu direkodkan pada bulan Januari juga.  Penyelarasan transaksi terakru ini perlu didebitkan pada wages expenses dan dikreditkan pada liability account – “accrued payroll”.

Contoh, jika bayaran gaji adalah RM 60 sehari untuk 10 orang, bersamaan 60 x 10 x 3 = RM 1,800:

Wages expense       RM   1,800
Accrued payroll                    1,800

Interest Accruals – Bayar faedah bank, on top of pinjaman principal.  Ok ni nanti kita tengok macamana kalau related to bisnes kedai makan kecil-kecilan ni…

Anyway, pengiraan dia macam ni, as part of kita kira pendapatan perniagaan:

Interest = Principal x Rate x Time

Katakan interest adalam RM 458.63

Kita boleh rekodkan:

Interest expense   RM 458.63
Accrued interest               RM 458.63